Il tempo perso è denaro perso.
Insieme trasformiamo inefficienza e disordine in organizzazione e controllo per aumentare i margini e far crescere i tuoi guadagni!
Non si tratta solo di lavorare meglio. Si tratta di avere il controllo.
Ciao!
Sono Roberto Giarratana
Innanzitutto, quello che non sono:
un fuffaguru che promette una formula magica per guadagnare tanti soldi!
Quello che sì sono, un consulente organizzativo, esperto in sistemi CRM e creatore del Metodo IOP©, "Integrated Organizational Perspective", con focus specifico in studi professionali e micro e piccole imprese.
Associato
Mi prendo cura delle esigenze organizzative e produttive della tua attività, in modo che tu possa portare a casa più fatturato, senza lavorare di più: semplicemente lavorando meglio.
Grazie a +20 anni di esperienza lavorativa anche presso grandi aziende e società di consulenza internazionali, mi sono specializzato in:
- riorganizzazione delle risorse umane;
- analisi e miglioramento di clima organizzativo;
- ristrutturazione dei processi lavorativi;
- digitalizzazione dei processi con sistemi CRM e di Project Management.
Il mio obiettivo è permetterti di risparmiare tempo prezioso, avere controllo sulla tua attività, concentrarti sullo sviluppo e crescita del tuo business e incassare tutto il fatturato che ti spetta e che stai già guadagnando, senza che questo si disperda a causa delle inefficienze che possono essere eliminate.
Ho una domanda difficile per te:
sai esattamente dov'è finito tutto il tuo fatturato?
Tanti imprenditori, per far andar meglio la propria attività, si affannano senza sosta nel cercare nuovi clienti, chiudere nuovi contratti e investire in attività di marketing per guadagnare di più. In realtà, per ogni azienda o studio professionale esiste una grande quantità di denaro già pronta a raggiungere le casse, che purtroppo sparisce ancor prima di poter arrivare a destinazione.
Magari sei anche soddisfatto dei numeri della tua attività, ma semplicemente ti chiedi dove sia finita esattamente tutta la differenza tra fatturato e utili (e no, non sono solo le tasse).
Oppure ti chiedi perché i tuoi guadagni sembrino essere a un punto di stallo, nonostante le tue competenze migliorino o hai un numero maggiore di clienti.
O chissà hai un’inscrollabile sensazione che qualcosa nella tua attività non stia funzionando come dovrebbe e potrebbe, ma non sai esattamente cosa, o come sistemarla una volta per tutte per far andare finalmente tutto liscio come vorresti.
Per chiarire, quando parlo di soldi che non sono arrivati o rimasti nelle tue casse, non parlo di investimenti che non hanno dato frutto, costi di gestione o altre spese che rappresentano la normalità per un’azienda o studio professionale.
Mi riferisco a modi in cui indirettamente e senza rendertene conto perdi soldi:
- due o più collaboratori che fanno lo stesso lavoro per un errore di comunicazione;
- dipendenti che impiegano il triplo del tempo per trovare prodotti in un magazzino non organizzato;
- mezzore oppure ore intere passate ad aspettare istruzioni o chiarimenti prima di poter eseguire un compito;
- lavoro svolto due o più volte per inefficienza di delega;
- tempo passato a cercare in agende, fogli smarriti, appunti cartacei o nell’etere dei Google Drive le informazioni che servono per completare un lavoro o chiamare un cliente;
- e tante altre dinamiche di cui un imprenditore non è sempre al corrente.
Se si tratta dei tuoi dipendenti, hai pagato il loro tempo a prescindere da come lo usano, ma non stai ricevendo il valore corrispondente.
Se si tratta di collaboratori esterni, avrebbero potuto consegnarti il prodotto o servizio richiesto in meno tempo.
Se si tratta del tuo di tempo, beh, sai meglio di me cosa avrebbe voluto dire avere 5 o più ore a disposizione ogni settimana da dedicare ad attività a tua scelta!
Il tempo è solo uno dei parametri coinvolti nelle mancate ottimizzazioni del lavoro, ma non è l’unico.
L’inefficienza è uno dei grandi motivi di malcontento, ansie, performance al di sotto del potenziale, frustrazioni, mancata crescita dei collaboratori e dell’azienda o studio professionale.
Prima di entrare nel vivo del discorso, ci tengo a evitare il primo fraintendimento che si potrebbe creare.
Quando parlo di ore improduttive, non mi riferisco mai alla pausa caffè,
a quelle chiacchiere in più col collega che rendono la giornata più piacevole,
alla pausa sigaretta e, men che meno, alla pausa bagno!
Rendere la tua azienda efficiente non vuol minimamente dire trasformarla in una trincea per soldati in cui in meno di una settimana i tuoi collaboratori odieranno metter piede!
Le ore improduttive sono quelle che non fanno altro che creare frustrazione a te e a chi lavora con te, perché tutti sapete che quel compito poteva essere svolto meglio, in meno tempo e in modo più efficiente ed efficace.
Le ore improduttive sono quelle in cui tutti perdono.
- Tu hai pagato di più senza ricevere un maggior valore.
- Il tuo collaboratore si sente meno utile e capace di quello che effettivamente è (e anche tu lo percepisci così, pensando di pagarlo più di quanto meriti).
- Tu ti senti in continuazione chiamato in causa a risolvere problemi che non dovevano essere nati a prescindere, accumuli ritardi, pensi di essere circondato da persone non all’altezza e sei costretto a lavorare in urgenza e a mettere il tuo team sotto stress… ed entri in un circolo vizioso che si autoalimenta, generando fretta, malcontento e compromettendo la qualità del lavoro di tutti, l’ambiente di lavoro e, non dimentichiamolo, i tuoi guadagni.
So bene che magari pensi “tutto sommato, finora tutto ha funzionato, certo, poteva andare meglio, ma non mi lamento”.
Se è così, sono certo che non hai preso una calcolatrice in mano e
visto con i tuoi occhi quanto ti sono costati e ti costano ogni giorno quelle ore improduttive.
Per fortuna (o purtroppo) l’ho fatto io per te.
Ma ora, basta buttare soldi:
ecco il CHECK-UP che identifica le perdite per trasformarle in guadagno
Quello che ho voluto dire fino ad ora è che, con le giuste strategie, misure e strumenti, tutte quelle ore improduttive possono arrivare a corrispondere ai tuoi nuovi guadagni.
Quei soldi sono già lì, o meglio: sai già come guadagnarli! Non devi assumere nuovo personale, lavorare più ore o raddoppiare clienti. Devi solo assicurarti di non perderli per strada.
Quanti nuovi contratti dovresti firmare per arrivare alla stessa cifra?
Quanti soldi in ads dovresti investirere?
Quanti in attività di marketing?
Puoi invece portarli a casa facendo esattamente quello che stai facendo ora, ma meglio.
È vero che esisterà sempre un margine di errore e una parte di ore improduttive fisiologiche inevitabili, ma ti assicuro che intervenendo nel modo corretto con un’analisi professionale svolta da un occhio esterno e allenato, è fuori da ogni dubbio che maggiore produttività si traduca in maggiore fatturato.
- Lavorare bene 100 ore fa guadagnare di più che lavorarne bene 80 e male 20.
- Avere 5 persone efficienti fa guadagnare di più che averne solo 3 produttive e 2 “inutili”.
- Avere le persone nel ruolo giusto fa guadagnare di più che avere persone sbagliate in ruoli sbagliati.
- Avere uno staff che sa esattamente cosa e come fare fa guadagnare di più che avere staff che brancola nella confusione, nell’insicurezza o nell’incompetenza.
Abbastanza ovvio, vero?
A definire la misura in cui tutto questo farà la differenza nel tuo caso, sarà la tua situazione attuale.
Vediamo come conoscerla!
Metodo IOP©:
cos'è, come funziona e come ti aiuterà a ottimizzare la tua attività
IOP è l’acronimo di Prospettiva di Organizzazione Integrata (dall’inglese Integrated Organizational Perspective) e unisce gli approcci necessari a creare una fotografia della tua azienda e delle sue dinamiche.
Ho personalmente sviluppato questa metodologia con l'obiettivo di offrire un quadro esaustivo per comprendere e migliorare le dinamiche interne, andando oltre le metodologie convenzionali e offrendo un approccio che si adatti perfettamente alle sfide di studi professionali e micro e piccole aziende.
Ciò permette di considerare non solo i singoli soggetti, ma anche le connessioni e le interazioni tra di essi guardando all'organizzazione come un sistema interconnesso in cui ogni elemento influenza ed è influenzato da altri.
Analisi di Clima Organizzativo:
i tuoi collaboratori lavorano al massimo del loro potenziale o non vedono l'ora di scappare?
L’ambiente di lavoro, non direttamente legato al tuo fatturato, è un elemento in realtà cruciale per il successo di un'attività.
Se pensi che la retribuzione economica sia già condizione sufficiente perché un tuo collaboratore dia il suo massimo, devo dirti che per quanto l’etica di chi lavora con te possa essere fuori discussione, chi si trova in un contesto che impatta in positivo sul suo umore, sui suoi obiettivi personali, sulla sua crescita, rende decisamente meglio.
L’American Psychological Association (APA) ha infatti calcolato che i dipendenti che lavorano in un ambiente di lavoro positivo hanno una probabilità inferiore del 48% di soffrire di stress legato al lavoro, e tutti sappiamo quanto lo stress non aiuti nelle performance. Anzi, diminuirlo può migliorare significativamente la salute e il benessere generale dei dipendenti, portando a una maggiore efficienza generale dell’azienda.
Controllo di Gestione:
hai clienti che ti fanno lavorare in perdita?
Questo tipo di analisi è fondamentale per ogni modello di business che preveda un’interazione con il cliente per l’erogazione, una personalizzazione del servizio o per chi lavora con tariffe forfettarie.
Non interessa quindi (parlo della mia consulenza specifica) a un’azienda che vende prodotti o eroga un servizio standardizzato che non prevede personalizzazioni sul cliente; per questi casi possiamo affidarci ad altri specialisti se lo vuoi!
Per intenderci, se produci una scarpa e costa 200€, il cliente paga 200€. Se vendi un video corso e costa 500€, il cliente paga 500€.
Diverso è, per esempio, per un commercialista che prepara delle fatture per un cliente: avrà stabilito un onorario in fase iniziale, e se quel cliente lo chiama 1 volta o 26 per chiedere delle delucidazioni, informazioni, aggiustamenti, mail ecc. tendenzialmente non riceverà un compenso più alto o più basso!
Un grafico che vende l’impaginazione di una rivista avrà stabilito un compenso con il suo cliente, con cui si confronterà per i materiali da inserire nella lavorazione. Tuttavia, il tempo che dovrà dedicare al progetto sarà diverso se quel cliente ha le idee chiare fin dall’inizio, apprezzerà le prime bozze oppure richiede continue modifiche o ha ripensamenti sulla struttura della rivista, sul numero di pagine, sulle foto, sui font ecc.
Ora passiamo allo sviluppo:
ecco l' UPGRADE, la tua roadmap verso flussi operativi efficienti e performanti
È scontato pensare che, soprattutto dopo tanto tempo, ognuno sappia esattamente di cosa si occupa, e che mettere tutto per iscritto sia solo una pratica prescindibile e noiosa, ma non è affatto così.
Ecco perché organigrammi, mansionari e procedure rappresentano strumenti essenziali per definire chiaramente i compiti, le responsabilità e le aspettative legate a ciascun ruolo all'interno di un’azienda o studio professionale.
La consulenza organizzativa è, quindi, lo strumento personalizzato in grado di consegnarti una fotografia precisa, oggettiva e approfondita delle dinamiche della tua azienda, mostrandoti i dettagli di alcune situazioni di cui molto probabilmente sei già a conoscenza e portando alla luce altri aspetti, spesso non sospetti, che influiscono negativamente sull’efficienza e la produttività della tua azienda.
Organigramma e mansionari:
perchè sono davvero così importanti?
Un organigramma ben definito è come una mappa chiara e precisa che mostra ruoli, responsabilità e relazioni gerarchiche di un’organizzazione.
Non è un semplice esercizio grafico, ma uno strumento fondamentale per garantire chiarezza operativa, migliorare la comunicazione interna e ridurre il rischio di sovrapposizioni di compiti o mancate assegnazioni.
Accanto all'organigramma, i mansionari giocano un ruolo cruciale. Questi documenti specificano attività, compiti e responsabilità di ogni posizione, offrendo ai collaboratori una guida chiara su ciò che è richiesto da loro.
Come si traduce tutto questo in benefici concreti?
Meno tempo sprecato, più efficienza e decisioni strategiche supportate da una visione organizzativa coerente.
Procedure:
le grandi alleate che stai sottovalutando
Le procedure aziendali rappresentano il cuore pulsante di ogni organizzazione efficiente e ben gestita (ovvio, quando ci sono…).
Perché in realtà, soprattutto nelle aziende più piccole, la creazione di procedure si salta con nonchalance, un po’ perché le informazioni e le istruzioni si tramandano a voce, un po’ perché è molto probabile che si usi un approccio del tipo “tutti fanno tutto”.
Le procedure sono una serie di istruzioni dettagliate e standardizzate che descrivono i passi da seguire nell’esecuzione di specifiche attività o processi all'interno di un’azienda. Queste istruzioni servono a garantire che i compiti vengano svolti in modo coerente, sicuro ed efficiente.
Digitalizzazione:
cos'è e perchè oggi non puoi farne a meno per avere successo
No, non vuol (solo) dire usare computer in azienda e altri strumenti tecnologici.
Per quanto sembri paradossale, tante aziende che si occupano di servizi, marketing e settori che riguardano esclusivamente come muoversi nel web, a oggi non sono ancora digitalizzate.
La digitalizzazione è il processo di conversione delle informazioni analogiche in formato digitale e l'adozione di tecnologie digitali per migliorare i processi aziendali, l'efficienza operativa e l'interazione con i clienti.
Tutti ne parlano, ma come puoi immaginare, la digitalizzazione non è solo una moda passeggera: è una necessità per le aziende che vogliono rimanere competitive e rilevanti nel mercato moderno.
E' un pilastro fondamentale per il successo e le aziende che abbracciano la trasformazione digitale saranno meglio posizionate per prosperare in un mondo sempre più interconnesso e tecnologicamente avanzato.
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il primo CRM made in Italy progettato per rendere la gestione delle attività semplice, collaborativa ed estremamente accessibile
In qualità di Country Manager per America Latina & Spagna e Ambassador per l'Italia, posso dirti che certezza che Mokapen è pensato per le micro, piccole e medie imprese; è uno strumento versatile che unisce in un unico ambiente la gestione dei progetti, dei clienti, delle opportunità commerciali, dei ticket, dei task, dei tuoi ordini e altro ancora!
La bellezza di Mokapen sta nella sua semplicità d’uso. Non serve essere esperti di tecnologia per sfruttare al meglio le sue funzionalità. Grazie a un’interfaccia chiara e intuitiva, puoi iniziare subito a organizzare il lavoro, riducendo il caos di fogli di calcolo, documenti sparsi e app non integrate.
Cosa puoi fare con Mokapen? Tanto, e tutto in modo fluido e tracciabile:
- Gestire progetti e attività: assegna compiti al tuo team, imposta scadenze e monitora l’avanzamento del lavoro. Non perderai mai di vista lo stato dei tuoi progetti.
- Centralizzare i contatti: clienti, fornitori e partner sono tutti in un unico posto, con uno storico completo delle interazioni per costruire relazioni solide e durature.
- Seguire le opportunità di vendita: usa pipeline personalizzate per monitorare ogni trattativa e ottimizzare il processo commerciale. Le tue opportunità saranno sempre sotto controllo.
- Offrire un miglior servizio clienti: grazie al sistema di ticketing, puoi gestire le richieste di assistenza in modo organizzato, migliorando la soddisfazione e la fidelizzazione.
E ancora, un punto di forza non trascurabile è la sua economicità.
Mokapen offre tutte queste funzionalità, e molte altre ancora, a un costo realmente accessibile, rendendo la trasformazione digitale un’opportunità concreta anche per le realtà più piccole.
Se cerchi uno strumento che ti aiuti a lavorare meglio senza complicazioni,
Mokapen è la scelta giusta!
La parola ai clienti!
Abbiamo avuto l'opportunità di collaborare con Roberto per migliorare la nostra gestione organizzativa e l'esperienza è stata eccezionale!
Grazie agli strumenti e alle metodologie innovative che Roberto ci ha messo a disposizione, siamo riusciti a monitorare l'attività professionale in maniera molto più efficace.
I risultati sono stati tangibili non solo nel miglioramento operativo, ma anche nel nostro andamento economico. Il fatturato dello studio è cresciuto significativamente e abbiamo avuto la possibilità di ampliare il nostro team con nuovi collaboratori di talento.
Consiglio vivamente Roberto a chiunque sia alla ricerca di un consulente organizzativo che porti risultati concreti e duraturi.
La mia esperienza con Roberto è prettamente positiva!
Ho uno studio di nutrizione e avevo bisogno di avere un aiuto per (ri)organizzare ogni aspetto dell’attività.
Roberto è stato ed è ancora un salvagente, un consigliere fidato e una guida per tutti gli aspetti a me sconosciuti o poco chiari.
Grazie a lui ho potuto gestire al meglio molti aspetti organizzativi e avere una migliore atmosfera e partecipazione dalle mie collaboratrici, ho avuto un prospetto preciso della mia attività e posso prendere decisioni più consapevolmente, sempre avvalendomi della sua professionalità.
Roberto oltre ad essere un grande professionista, è una persona affidabile e precisa, molto attento sia agli aspetti lavorativi che umani.
Dopo 1 anno di lavoro insieme, le sue consulenze saranno sempre un’ancora a cui potermi affidare.
Collaborare con Roberto è stata una delle cose più vantaggiose per crescere sia come studio sia come professionista, lo consiglio caldamente a chiunque volesse evolversi nel mondo del lavoro.
Collaborare con Roberto Giarratana è stata una delle migliori scelte per Marketi.
Grazie alla sua consulenza, abbiamo finalmente ottenuto un controllo chiaro e preciso delle nostre dinamiche economiche e gestionali.
L'analisi di Controllo di Gestione è stata illuminante e ha permesso di ottimizzare la redditività dei progetti e migliorare la gestione finanziaria.
Da oltre un anno, il suo supporto continuo nella nostra struttura organizzativa ci garantisce ordine ed efficienza.
Roberto non è solo un consulente, ma un vero alleato strategico!
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